Arbeiten Sie von zu Hause aus? Gehören Sie zu den Glücklichen, die Ihre Aufgaben aus der Ferne erledigen können? Das ist großartig! Der Markt für Anwendungen, die die Arbeit im Home-Office erleichtern, ist einer der sich am dynamischsten entwickelnden Märkte.
Microsoft verzeichnete während der Coronavirus-Pandemie 1.000 % mehr Teams-Anrufe als in den Vormonaten. Auch Anwendungen anderer Unternehmen wie Zoom und TeamViewer haben die Nutzerzahlen deutlich erhöht.
Haben Sie diese Software noch nicht ausprobiert? Nichts geht verloren. Mit diesem Artikel möchte ich Sie dazu ermutigen, sich mit dem Microsoft-Produkt Teams vertraut zu machen.
Homeoffice – eine Herausforderung für die Teamarbeit
Das gesamte Unternehmen arbeitet mittlerweile remote. Als Teamleiter benötigen Sie Tools, um mit Mitarbeitern zu kommunizieren und die Arbeit zu organisieren. Microsoft Teams kommt zur Rettung. Dabei handelt es sich um eine Anwendung aus der Office365-Suite, die Teamarbeit, Chat, Videokommunikation, Dateifreigabe, Aufgabenplanung und vieles mehr bietet.
Mit Teams können Sie Ihr Unternehmen in Arbeitsgruppen aufteilen. Sie können sie beispielsweise gruppieren in: Buchhaltung, Finanzen, Marketing, Kunde A usw.
Mithilfe von Teams können Sie und Ihre Mitarbeiter Gespräche und Dateien an einem Ort sammeln. Wichtig ist, dass Sie bei Bedarf eine neue Person zum Team hinzufügen können, die automatisch Zugriff auf deren Inhalte erhält.
Kanäle
Ein Kanal ist ein separater Teil eines Teams-Teams. Sie können Dateien und Konversationen wie in Ordnern auf Ihrem Computer gruppieren. So finden Sie die Inhalte leichter. Sie können beispielsweise einen separaten Kanal mit allgemeinen oder spezifischen Informationen erstellen: Projekte, Fotos.
Sprach- und Videoanrufe
Teams ist der Nachfolger von Skype for Business. Sie können Ad-hoc-Anrufe tätigen, die in Teams „Jetzt treffen“ heißen, oder sie in Ihrem Teams- oder Outlook-Kalender planen. Beide synchronisieren sich miteinander.
Dank Teams können Sie Meetings ortsunabhängig organisieren. Sie benötigen keinen Konferenzraum. Jetzt sind die einzigen Grenzen für die Begegnung mit Ihren Mitarbeitern die Zeit und die Internetverbindung.
Dank Live-Events können Sie Teams auch als Medium für Präsentationen vor einem breiten Publikum nutzen. Auf diese Weise können Sie eine Präsentation vor bis zu 10.000 Personen halten.
Plaudern
Chat ist eine natürliche Form der Konversation, ähnlich einer Konversation. Mit Teams können Sie neben dem Versenden von Textnachrichten auch Dateien und Bilder anhängen. Darüber hinaus können Sie im Gruppenchat Ihren gesamten Gesprächsverlauf speichern.
Dateiaustausch
Jedes Teams-Team verfügt über eine Sharepoint-Seite. Die Server dieses Dienstes werden seit vielen Jahren von Unternehmen für den Dateiaustausch genutzt. Dank einer übersichtlichen grafischen Benutzeroberfläche ist das Teilen einer Datei jetzt ganz einfach. Leiten Sie den Anhang einfach an einen bestimmten Kanal oder eine bestimmte Person weiter.
Sie können Ihre online erstellten Dokumente gleichzeitig mit vielen anderen Personen bearbeiten. Jede Änderung wird als separate Version gespeichert. Mithilfe der Versionierung können Sie eine Sicherungskopie erstellen und einen Überblick über die an der Datei vorgenommenen Änderungen behalten. Sie können Dateien auch an Kunden weiterleiten, sofern Ihre Organisation die externe Freigabe zulässt.
Arbeitsorganisation
Mithilfe von Teams können Sie auch im Homeoffice mit Ihren Mitarbeitern in Kontakt bleiben. Es bietet auch eine Zeit- und Aufgabenplanung. Hier finden Sie Tools wie einen Kalender mit Planungsassistent und Aufgabenzuweisung.
Kalender
Der Kalender ist Ihr Eigentum. Es ist unabhängig von Teams und synchronisiert sich mit Outlook. Sie können eine Besprechung innerhalb eines Teams-Kanals erstellen. Seine Mitglieder erhalten eine automatische Benachrichtigung.
Aufgaben
Übernehmen Sie die Kontrolle über die täglichen Aufgaben und die Arbeit Ihres Teams. Verwenden Sie Teams, um Aufgaben zuzuweisen. Planner ist in die Anwendung integriert (auch separat im Office365-Paket erhältlich). Dadurch können Sie Aktivitäten, Fristen und die dafür verantwortliche Person festlegen.
Anmerkungen
Teams hat einen sehr guten Mittelfeldspieler. Dabei handelt es sich um OneNote, das hauptsächlich zum Notieren verwendet wird. Sie können damit „To Do“-Listen erstellen. Sie können in OneNote auch andere Dateien speichern, beispielsweise Excel-Tabellen und PDF-Dateien. Die Bildtextsuche (OCR) ist ebenfalls integriert.
Wissensbasis
Wiki ist eines der Module, die Sie in einen Teams-Kanal einbinden können. Genau wie bei Wikipedia stellen Sie Ihren Mitarbeitern oder Kunden eine Wissensdatenbank zur Verfügung.
Teams ist Teil der Office365-Familie. Es ist in andere Anwendungen wie Sharepoint, Outlook, OneNote, Word und Excel Online integriert. Sie haben Office 365-Anwendungen immer zur Hand, da diese auch auf mobilen Geräten funktionieren.
Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, können Sie mit Teams den Kontakt zu Mitarbeitern und Kunden aufrechterhalten. Es wird Ihnen helfen, die Kontrolle über den Informationsfluss zu behalten. Korrespondenz und Dateien bleiben an einem Ort. Durch zugewiesene Aufgaben behalten Sie die Kontrolle über die Prozesse im Unternehmen.
Wir empfehlen Ihnen, die Registerkarte ANGEBOT zu lesen, wo Sie Informationen zum OFFICE 365- Paket finden . Teams ist eine von vielen Anwendungen, die Microsoft anbietet und in vielen Unternehmen ein grundlegendes Kommunikationstool. Wenn Sie über die Einführung des Office 365 Business-Dienstes in Ihrem Unternehmen nachdenken, kontaktieren Sie uns. Unsere Spezialisten führen den gesamten Prozess effizient und schnell durch.
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Maciej Ochal
Microsoft-Administrator und Trainer bei Support Online
